KKażdy z nas prawie codziennie korzysta z usług różnych punktów handlowych, sklepów. Na rynku wyróżnia się małe punkty sprzedażowe oraz wielkopowierzchniowe super- i hipermarkety. Każdy z nich spełnia jednak tą samą funkcję - oferuje swoim klientom niezliczoną ilość produktów do kupna. Pomimo iż na rynku dostępnych jest wiele rodzajów sklepów, najczęściej korzystamy ze spożywczych, które oferują nam najpotrzebniejsze produkty do życia, czyli jedzenie. Do punktów spożywczych zalicza się także piekarnie oraz sklepy z warzywami, które potocznie nazywane są warzywniakami. To właśnie na tych sklepach skupimy się dzisiaj i przeanalizujemy kwestię zaopatrzenia i zarządzania dostawami.
Zaopatrzenie występuje w każdym przedsiębiorstwie. Procesy zaopatrzeniowe pozwalają na przyjęcie towaru do firmy, które są przedmiotem dokonywanych transakcji lub podstawą do wyprodukowania dalszego dobra. Ma to olbrzymi i bezpośredni wpływ na zyski osiągane przez daną firmę. Każde przedsiębiorstwo zarządza zaopatrzeniem w inny sposób, różnią się wybierane w tym celu strategie. Wraz z postępem globalizacji, rozwojem technologicznym, jak i zwiększoną konkurencyjnością firm na rynku nastąpiła ewolucja pojęcia łańcucha dostaw. Dystrybucja produktów żywnościowych wymaga zaostrzonych wymagań, przy projektowaniu łańcucha dostaw, tak, aby zachowana została jakość produktów żywnościowych.
Jeżeli określiliśmy sobie już, co kryje się pod zagadnieniem zaopatrzenia i zarządzania dostawami możemy skupić się na analizie tego, co zrobić, aby przebiegały one jak najsprawniej. Zauważmy, że jest to bardzo specyficzna branża, która wymaga specjalnego podejścia, ponieważ oferowane w niej produkty nazywane są jako łatwopsujące się, co oznacza, że mają krótki termin przydatności do spożycia. Dlatego też sprawna dostawa jest tutaj niezwykle istotna, ponieważ pozwala nie tylko zachować odpowiednią, wysoką jakość oferowanych produktów, ale także zminimalizować straty finansowe, ponieważ, gdy towar ulegnie zepsuciu - nadaje się tylko do wyrzucenia, więc nie przyniesie nigdy żadnych zysków, a jedynie straty. Z tego też powodu najlepiej jest, aby dostawy były realizowane z wyprzedzeniem, jednak optymalny czas wyprzedzenia to jeden dzień. Tutaj zwraca się szczególną uwagę, że przy planowaniu zamówień, należy wziąć pod uwagę dni wrażliwe, to znaczy dni, które są świętami, niedzielami, czy całymi wolnymi weekendami.
W branży spożywczej niezwykle ważny jest także czas dostaw. Piekarnie muszą być zaopatrzone bardzo wcześnie rano, aby klienci mogli zakupić pieczywo już na śniadanie. Dlatego też bardzo dobrą opcją jest ustawienie stałych okienek, gdzie są dostawy. Dzięki temu można będzie uniknąć braków w asortymencie oraz pozwoli to na bardziej szczegółowe informowanie klientów o czasie dostępności wybranych przez nich towarów. Godziny muszą być wybierane przez poszczególne sklepy, ponieważ nie ma ściśle określonych godzin, w jakich dostawa jest najlepsza do wszystkich punktów. Zazwyczaj jednak wybierane są godzinny ranne między 8:00, a 10:00.
Zarządzenie dostaw każdego dnia o tej samej godzinie pozwala na to, aby ludzie, klienci składali zamówienia i transporty odbywałby się za jednym razem. Takie rozwiązanie pozwoli na maksymalizację efektywności procesu transportowego i zmniejszenie kosztów przewozu.
Dostawy realizowane są z wykorzystaniem procesu transportu, który podlega logistyce i spedycji. Zauważmy, że pod jedną firmą logistyczną działa bardzo dużo kierowców, a dla każdego z nich trasę należy przygotować oddzielnie i zaplanować ją w taki sposób, aby było to najbardziej ekonomiczne dla firmy przewozowej. Stałe godziny znacznie to ułatwiają
Bardzo dużo obowiązków spada także na dostawców, którzy muszą posiadać odpowiednio oznakowane zamówienia. Dostawca zobowiązany jest do posiadania informacji o kliencie i jego zamówieniu oraz statusie płatności w formie papierowej. Status płatności wybierany jest przy składaniu zamówienia. Kierowca musi posiadać informację czy zamówienie jest opłacone, do zapłacenia. Dokładne informacje na temat płatności są niezwykle ważne, ponieważ w taki sposób można uniknąć nieporozumień i opóźnień w dostawie. Dużym udogodnieniem są także odbiory osobiste. Dużo firm na rynku daje tą możliwość, wtedy nie ponosi się kosztów wysyłki. Należy jednak zwrócić uwagę, że ta forma odbioru zamówień może być możliwa jedynie w momencie, kiedy sytuacja epidemiologiczna w kraju na to pozwala.
Proces zaopatrzenia różni się znacznie pomiędzy sklepami z różnych branż. Branże odzieżowe, tekstylne są mniej narażone na problemy i straty. Rynek produktów łatwopsujących się jest niezwykle na to podatny, co sprawia, że należy zwracać na ten proces jeszcze większą uwagę. Dodatkowo, samo prawo inaczej reguluje procesy transportowe w ramach dostaw produktów, które ulegają psuciu się oraz są przeznaczone do konsumpcji. W tym przypadku zasady są o wiele bardziej restrykcyjne, nawet same samochody muszą spełniać wymogi, aby mogły być dopuszczone do takich przewozów, ponieważ zazwyczaj wykorzystywane są chłodnie. Należy także pamiętać, że niektóre, lecz większość produktów spożywczych musi być przewożona przy zachowaniu ciągu chłodniczego.